Kenapa Kebahagiaan Karyawan Selalu Menjadi Titik Awal Kebahagiaan Pelanggan?

Penulis bersama team dan perwakilan klien dalam satu event Team Engagement di Jakarta

Di banyak perusahaan, kita sering bicara tentang customer experience, service excellence, atau bagaimana membuat pelanggan merasa puas. Namun ada satu hal yang sering terlupakan: semua itu dimulai dari orang-orang di balik layar. Customer happiness tidak pernah muncul begitu saja. Ia adalah hasil dari tim yang bahagia, yang merasa dihargai, dan yang menjalani hari-harinya dengan energi positif.

People engagement bukan sekadar program internal atau aktivitas seremonial. Ia adalah cara kita hadir untuk satu sama lain. Kadang bentuknya sederhana; menonton film bareng, makan siang bersama, outing, hangout bareng atau sekadar ngobrol santai tanpa agenda. Kehadiran seperti itu membangun jarak yang lebih dekat antara kita sebagai manusia. Ketika kedekatan itu tumbuh, rasa percaya muncul. Dan ketika percaya sudah terbentuk, bekerja sama menjadi jauh lebih natural.

Di dunia kerja yang serba cepat, sering kali kita lupa bahwa kebahagiaan juga perlu di-deliver. Bukan hanya kepada pelanggan, tetapi pertama-tama kepada tim kita sendiri. Ketika karyawan merasa diperhatikan, dihormati, dan dihargai, mereka menjadi jauh lebih puas. Kepuasan itu mengubah cara mereka bekerja. Mereka lebih ringan, lebih positif, dan lebih bersemangat menghadapi tantangan.

Employee satisfaction bukan hanya perkara gaji atau benefit. Ia lahir dari pengalaman sehari-hari, dari suasana kerja yang membuat mereka merasa aman, dari interaksi yang membuat mereka merasa dihargai, dari momen-momen kebersamaan yang membuat mereka merasa menjadi bagian penting dari sebuah perjalanan. Ketika seseorang merasa bahagia di tempat kerjanya, ia akan memberikan yang terbaik tanpa perlu diminta.

Dan pada akhirnya, pelanggan akan merasakan itu. Mereka bisa membedakan mana layanan yang datang dari seseorang yang tertekan, dan mana yang datang dari seseorang yang benar-benar menikmati pekerjaannya. Energi itu menular. Senyum yang tulus, sikap yang ramah, kesediaan membantu tanpa keluhan—semuanya lahir dari hati yang bahagia.

Itulah sebabnya people engagement seharusnya bukan sekadar program HR. Ia adalah mindset kepemimpinan. Cara kita membangun budaya. Cara kita menunjukkan bahwa perusahaan bukan hanya tempat bekerja, tetapi tempat tumbuh bersama. Ketika pemimpin menghadirkan kebahagiaan di dalam tim, tim akan menghadirkan kebahagiaan itu kembali kepada pelanggan.

Pada akhirnya, kebahagiaan selalu mengalir ke bawah. Jika tim kita merasa terhubung, mereka akan melayani dengan hati. Jika mereka merasa dihargai, mereka akan bekerja dengan percaya diri. Dan jika mereka bahagia, maka pelanggan pun akan merasakan kebahagiaan itu.

Inilah inti dari people engagement: kebahagiaan yang dimulai dari dalam, lalu menjelma menjadi pengalaman terbaik bagi semua yang kita layani.

It’s Not AI vs Human, But AI for Human

Di banyak organisasi hari ini, tim Customer Experience sedang dikejar euforia yang sama. Semua ingin terlihat “AI-ready”. Mereka bicara tentang transformasi digital, otomatisasi, dan kecerdasan buatan seolah itu adalah tiket menuju masa depan. Dalam setiap presentasi, kata AI menjadi mantra baru: simbol kemajuan, bukti inovasi, bahkan kadang pelarian dari kenyataan bahwa pelayanan pelanggan masih jauh dari sempurna.

Namun di tengah hiruk pikuk itu, ada satu pertanyaan sederhana yang jarang diajukan: apa sebenarnya yang diinginkan pelanggan? Jawabannya sering kali bukan teknologi. Mereka tidak bangun pagi dengan harapan untuk berbicara dengan bot atau menavigasi menu otomatis yang tak berujung. Mereka hanya ingin masalahnya cepat diselesaikan, dipahami tanpa harus menjelaskan berulang kali, dan diperlakukan sebagai manusia, bukan tiket antrian yang harus ditutup sebelum akhir shift.

AI bisa mempercepat, memprediksi, bahkan menebak perilaku. Tapi AI tidak tahu rasanya kecewa. Ia tidak mengerti nada lelah dalam suara seseorang, atau kehangatan dari sapaan yang tulus. AI bisa menyalin kata-kata empati, tapi tidak bisa benar-benar merasakannya. Di sinilah letak paradoks besar industri CX hari ini. Semakin banyak organisasi bicara tentang human-centric experience, semakin sedikit yang benar-benar memberi ruang bagi kemanusiaan itu sendiri.

Teknologi seharusnya membantu manusia bekerja lebih baik, bukan menggantikannya. AI seharusnya membebaskan waktu agent untuk fokus pada percakapan yang benar-benar penting, bukan menjauhkan pelanggan di balik lapisan sistem yang rumit. AI bisa menjadi alat yang luar biasa ketika diarahkan dengan benar, AI for human, bukan AI versus human.

CX yang hebat tidak lahir dari sistem paling canggih, melainkan dari manusia yang menggunakan teknologi untuk membuat hubungan menjadi lebih manusiawi. Sebuah sistem mungkin bisa menutup tiket dengan cepat, tapi hanya manusia yang bisa menenangkan pelanggan yang kecewa. Sebuah bot mungkin mampu memberi jawaban akurat, tapi hanya manusia yang bisa memberi rasa dimengerti.

Kita sedang hidup di masa di mana setiap perusahaan ingin menjadi AI-driven, tapi pelanggan tetap menginginkan satu hal yang sama sejak dulu: diperlakukan dengan hormat dan penuh perhatian. Pada akhirnya, pelanggan tidak akan mengingat algoritma yang kita gunakan, tapi mereka akan selalu mengingat bagaimana mereka merasa setelah berinteraksi dengan kita.

Maka sebelum menempelkan label AI-powered di setiap presentasi, ada baiknya kita bertanya: apakah ini benar-benar membantu manusia, atau sekadar menenangkan rasa takut kita tertinggal tren? Sebab masa depan Customer Experience bukan tentang siapa yang paling cepat mengadopsi AI, melainkan siapa yang paling bijak menggunakannya untuk memperkuat kemanusiaan itu sendiri.

Karena pada akhirnya, bukan AI versus human yang akan menentukan arah pelayanan pelanggan, tetapi bagaimana kita menjadikan AI for human, teknologi yang berpihak pada manusia.

Ketika Semua BPO Menjual “AI”: Di Mana Letak Pembeda yang Sebenarnya?

Lanskap industri Business Process Outsourcing (BPO) di Indonesia kini memasuki fase paling ketat dalam dua dekade terakhir. Setiap pemain; besar maupun baru berbicara dalam bahasa yang sama: AI-driven operation, automation, digital transformation. Namun jika kita jujur, sebagian besar masih berada di tahap marketing maturity, belum sepenuhny aoperational maturity.

Artinya: AI sudah dijual, tapi belum benar-benar dijalankan semuanya.

Semua berlomba bicara AI, tapi pelanggan tetap bicara satu hal: hasil.

Harga? Semua Bisa Murah.

Bersaing lewat harga hari ini bukan strategi, melainkan keputusasaan yang dipoles dengan kata “efisiensi.”
Karena dengan semakin banyaknya freelancer platform, shared service, dan cloud automation tools, harga bukan lagi kekuatan, melainkan titik lemah.

BPO yang hanya menonjolkan tarif rendah akan terjebak menjadi “operator tanpa identitas.”
Cepat diganti, mudah dilupakan.

Produk? Semua Juga Bisa Buat.

Hari ini, customer support tools, chatbot, dan CX dashboard bisa dibangun dalam hitungan minggu.
Tidak ada yang eksklusif.
Bahkan teknologi yang disebut “proprietary” pun seringkali hanyalah rebranding dari vendor global.

Jika semua BPO berbicara dengan pitch deck yang sama, otomatisasi, omnichannel, AI, analytics  maka yang tersisa bukan lagi apa yang dijual, melainkan bagaimana dan siapa yang menjalankannya.

Pembeda yang Sesungguhnya: Budaya Operasional dan Kecerdasan Kontekstual

Ke depan, pembeda bukan lagi tools, melainkan cara kerja dan nilai yang dibawa ke klien.

1. Budaya Operasional
   Apakah setiap agent, team leader, dan manajer punya ownership terhadap pengalaman pelanggan yang mereka layani?
   Atau mereka hanya menjalankan SLA seperti robot tanpa empati?
   AI bisa membantu menjawab cepat, tapi hanya manusia yang bisa memahami konteks dan niat di balik pertanyaan.

2. Kecerdasan Kontekstual (Contextual Intelligence)
   Inilah kekuatan baru yang tak bisa digantikan AI murni.
   BPO yang memahami konteks industri kliennya; asuransi, kesehatan, telekomunikasi, logistik, keuangan, dll akan selalu lebih bernilai dibanding BPO yang sekadar menjawab tiket.
   Mereka bukan sekadar penyedia layanan, tapi partner strategis yang bisa membaca denyut bisnis klien.

3. Sense of Humanity dalam Teknologi
   Dalam dunia di mana semua orang bicara machine learning, justru human learning yang harus ditonjolkan. Bagaimana teknologi digunakan untuk memperkuat empati, bukan menggantikan sentuhan manusia.
   BPO yang bisa menyeimbangkan ini; antara kecerdasan buatan dan kecerdasan emosional; akan memenangkan loyalitas, bukan sekadar kontrak.

Poin PENTING:
Yang Bertahan Bukan yang Tercanggih, Tapi yang Paling Relevan

Dalam perlombaan BPO modern, relevansi menjadi kata kunci. AI boleh datang dan pergi, tapi kepercayaan dan hasil nyata akan selalu abadi. BPO masa depan bukan sekadar “operator pintar”, melainkan mitra bisnis yang mampu berpikir, beradaptasi, dan tumbuh bersama kliennya.

Di era penuh jargon ini, mungkin pembeda terbaik bukan lagi teknologi,
melainkan ketulusan untuk benar-benar memahami apa yang dibutuhkan manusia di balik sistem.

Empati, Sinergi, Adaptasi: Kunci Sukses 20 Tahun di Dunia Customer Experience

foto: Istimewa

Selama lebih dari 20 tahun berkarier di bidang Customer Operation, saya berkesempatan belajar banyak hal. Bukan hanya dari principal, tetapi juga dari tim internal dan mitra BPO (Business Process Outsourcing) yang menjadi bagian penting dalam perjalanan ini.

Dari proses panjang tersebut, ada tiga pelajaran utama yang paling membekas dan terus relevan hingga hari ini:

1. Empati Adalah Kunci

Dalam dunia customer experience, kemampuan mendengar sebelum berbicara adalah keterampilan paling berharga. Dengan empati, kita memahami permasalahan pelanggan secara lebih utuh, sehingga solusi yang diberikan bukan sekadar jawaban, melainkan benar-benar kebutuhan mereka.

2. Sinergi Itu Energi

Customer Operation tidak bisa berjalan sendiri. Principal, internal team, dan mitra BPO bukanlah stakeholder yang berdiri terpisah. Mereka adalah satu ekosistem yang saling menguatkan.
Ketika sinergi terbangun, energi positif mengalir dan hasil kerja pun lebih maksimal.

3. Adaptasi Menjadi Skill Utama

Teknologi terus berubah, ekspektasi pelanggan semakin tinggi, dan tren industri bergerak cepat. Namun, ada satu kemampuan yang selalu jadi penentu: adaptasi.
Mereka yang mampu beradaptasi akan tetap relevan, bertahan, dan bahkan tumbuh di tengah perubahan.

Karier Bukan Soal Posisi, Tapi Kontribusi

Pada akhirnya, perjalanan ini mengajarkan bahwa karier tidak diukur dari seberapa tinggi posisi yang kita capai, melainkan dari kontribusi apa yang kita tinggalkan. Nilai itulah yang membentuk legacy kita di dunia kerja.

Inilah pesan yang sering saya bagikan kepada tim, terutama mereka yang baru memulai perjalanan karier di bidang Customer Operation:

“Bukan tentang seberapa cepat naik jabatan, tapi tentang seberapa besar dampak yang bisa kita berikan.”

Refleksi untuk Anda

Kalau dari perjalanan karier Anda sendiri, apa pelajaran paling membekas hingga hari ini?
Mari berbagi pengalaman agar semakin banyak profesional yang terinspirasi untuk tumbuh dan berkontribusi di bidang Customer Experience dan Operations.

✨ Belajar dari Siapapun, Kapanpun, Dimanapun ✨

Biiznillah, sudah lebih dari 20 tahun saya berkecimpung di industri telekomunikasi dan e-commerce, baik di sisi klien maupun bisnis processor sourcing. Satu hal yang selalu saya pegang: jangan pernah berhenti belajar, dan belajarlah dari siapa saja.

Dalam sesi coaching, counseling, maupun mentoring, peran kita bukan sekadar mengarahkan, memberi contoh, atau menyuruh. Lebih dari itu, kita perlu menyelami cara berpikir tim, mendengar gagasan mereka, dan belajar dari pengalaman mereka. Ternyata, banyak hal berharga yang justru datang dari tim sendiri.

Itulah yang kembali saya rasakan saat skip level meeting di Semarang beberapa hari lalu. Dari percakapan yang hangat dengan rekan-rekan di sana, saya mendapat inspirasi baru, sudut pandang segar, dan pelajaran yang tak kalah penting untuk perjalanan bersama.

Karena sejatinya, setiap pertemuan adalah kesempatan untuk tumbuh.

hashtag#Leadership hashtag#Coaching hashtag#Mentoring hashtag#Teamwork

Tanpa Unit Baru, Ini Cara Cerdas Memulai Fungsi Customer Experience di Tim Anda

Dalam dunia bisnis yang makin kompetitif, pengalaman pelanggan (Customer Experience/CX) bukan lagi sekadar pelengkap; ia bisa menjadi penentu keberhasilan. Namun, tak semua organisasi punya kemewahan untuk langsung membentuk unit CX khusus. Apalagi jika constraint anggaran masih jadi kenyataan sehari-hari.

Tapi tenang. Fungsi CX tetap bisa dijalankan tanpa harus menunggu terbentuknya departemen baru. Kuncinya? Memberdayakan yang sudah ada.

Berikan Kepercayaan pada Tim Customer Service

Langkah paling efektif adalah mempercayakan sebagian fungsi CX kepada para Leaders di unit Customer Service (CS). Mereka adalah garda depan, yang paling dekat dengan pelanggan, dan paling sering mendengar langsung suara mereka.

Namun agar fungsi ini berjalan efektif, perlu dilakukan dengan strategi sederhana tapi berdampak. Berikut pendekatannya:

1. Mulai dari Kompilasi Voice of Customer (VoC)

Jangan terburu-buru membentuk program besar. Mulailah dari apa yang sudah ada. Review secara berkala semua Voice of Customer; data interaksi, keluhan, pujian, maupun saran dari pelanggan yang tercatat di CRM, ticketing system, hingga media sosial.

Kompilasi data ini adalah fondasi. Ia menyimpan insight berharga yang sering tersembunyi dalam tumpukan percakapan harian.

2. Review dan Update Customer Journey Mapping

Jika tim Anda sudah memiliki customer journey mapping, jangan anggap itu dokumen mati. Dunia berubah. Ekspektasi pelanggan pun ikut berubah. Maka penting untuk terus me-review dan menilai ulang peta perjalanan pelanggan (customer journey).

Tanyakan:

• Apakah titik-titik interaksi masih relevan? Cek semua omni-channels yang dimiliki.

• Di mana pelanggan mulai frustrasi? Catat dan perhatikan.

• Apakah semua touchpoints memberi nilai tambah?

3. Kelompokkan VoC Berdasarkan Touchpoints

Setelah memiliki VoC dan mapping journey, langkah berikutnya adalah memilah semua feedback pelanggan berdasarkan titik kontak (touchpoints) dalam perjalanan mereka.

Identifikasi masalah yang sering muncul di masing-masing titik; apakah saat onboarding, penggunaan layanan, atau saat mengajukan komplain pasca pembelian.

Catat semuanya. Tak perlu sempurna di awal, yang penting mulai.

4. Ajak Kolaborasi Lintas Departemen

CX bukan urusan satu divisi. Agar pengalaman pelanggan benar-benar seamless, semua pemimpin lintas tim harus diajak duduk bersama.

Buat sesi collaborative mapping. Identifikasi akar masalah bersama, lalu rumuskan action plan yang fokus pada satu tujuan utama: membuat perjalanan pelanggan bebas hambatan (frictionless).

Tak perlu rumit. Cukup sederhana, konsisten, dan dijalankan bersama. Yang sangat penting juga adalah komunikasi lintas divisi. Top management perlu membuatkan semacam surat keputusan bahwa CS Leader dijadikan sebagai orkestrator dalam pembenahan pengalaman pelanggan di setiap journey yang mereka rasakan terhadap produk atau layanan yang disediakan oleh bisnis. Dengan demikian, CS Leader ini memiliki ' dasar kekuatan' untuk menyatukan semua kapasitas yang ada dalam sebuah 'komite CX'.

Key Takeaways: CX Adalah Mindset, Bukan Sekadar Struktur

Memulai fungsi CX tak harus menunggu terbentuknya unit atau anggaran besar. Yang dibutuhkan adalah keberanian untuk memulai, kemauan untuk mendengar, dan komitmen untuk terus memperbaiki.

Pemimpin CS adalah kandidat alami untuk memulai peran ini. Dan dengan kolaborasi lintas tim, organisasi Anda bisa menciptakan pengalaman pelanggan yang lebih baik, tanpa harus menunggu waktu yang "sempurna".

Karena dalam CX, yang paling penting bukan siapa yang punya jabatan, tapi siapa yang paling peduli pada pelanggan.

Skill Akan Dicari, Meski Ijazahmu Biasa

Dulu, ijazah dan gelar akademik dianggap sebagai tiket utama menuju pekerjaan impian dan karier yang menjanjikan. Lulusan universitas ternama sering kali menjadi incaran utama perusahaan. Tapi zaman telah berubah. Dunia kerja kini tidak lagi hanya bertanya kamu lulusan dari mana, melainkan lebih tertarik pada satu hal yang sangat praktis dan relevan: apa yang bisa kamu lakukan.

Perusahaan hari ini tidak selalu mencari nama besar kampus di CV-mu. Mereka mencari bukti nyata. Mereka ingin melihat portofolio yang menunjukkan kemampuanmu dalam menyelesaikan masalah nyata. Mereka ingin tahu bagaimana kamu berpikir, mengambil keputusan, beradaptasi, dan menciptakan nilai. Bukan sekadar nilai IPK, tapi nilai yang benar-benar dirasakan oleh tim dan organisasi.

Banyak pemimpin sukses di era sekarang yang bahkan tidak memiliki gelar tinggi. Tapi mereka memiliki keterampilan yang tajam, kemauan belajar yang kuat, dan karakter yang dapat diandalkan. Dari entrepreneur muda yang membangun bisnis dari kamar tidur, hingga developer teknologi yang menciptakan aplikasi revolusioner tanpa pernah lulus dari bangku kuliah formal, semuanya membuktikan bahwa skill adalah mata uang masa depan.

Skill adalah jalan masuk menuju kepercayaan. Dengan skill, orang lain mulai mempercayakan tanggung jawab. Skill juga menciptakan peluang baru. Di dunia yang sangat cepat berubah ini, keterampilan teknis dan interpersonal menjadi sangat penting. Bukan hanya bisa melakukan, tapi juga bisa menyampaikan, bekerja sama, memimpin, dan belajar hal baru dengan cepat.

Kisah Nabi Yusuf alayhissalam menjadi bukti betapa keterampilan menjadi nilai yang sangat diperhitungkan. Ketika beliau menawarkan diri untuk mengelola perbendaharaan negeri, beliau berkata, “Sesungguhnya aku adalah orang yang pandai menjaga, lagi berpengetahuan.” (QS Yusuf: 55). Dua hal yang beliau sebut adalah amanah dan keahlian. Inilah kombinasi sempurna yang membuatnya layak dipercaya memimpin dan membawa perubahan besar.

Jika kamu sudah belajar, maka saatnya mempraktikkan. Jika kamu belum bisa, maka teruslah melatih diri. Karena keterampilan bukan warisan atau takdir, melainkan buah dari latihan, ketekunan, dan kesungguhan. Rasulullah SAW bersabda, “Sesungguhnya Allah mencintai seorang hamba yang jika ia bekerja, maka ia menyempurnakannya.” (HR Thabrani). Maka sempurnakanlah ilmu dengan keterampilan agar mimpi tidak hanya tinggal wacana, tapi benar-benar menjadi nyata.

Pentingnya Compliance pada SOP di Contact Center: Apakah Agent Boleh Improvisasi?

Dalam industri contact center, Standard Operating Procedure (SOP) memainkan peran penting dalam memastikan kualitas pelayanan yang konsisten dan memuaskan bagi pelanggan. Salah satu aspek kunci dari SOP adalah compliance, yaitu kepatuhan terhadap prosedur yang telah ditetapkan. Namun, pertanyaan yang sering muncul adalah: apakah agent contact center boleh melakukan improvisasi dalam memberikan jawaban atau solusi kepada pelanggan?

Mengapa Compliance pada SOP Diperlukan?

Compliance pada SOP sangat penting karena beberapa alasan:

1. Konsistensi Kualitas Pelayanan: SOP menjamin bahwa setiap pelanggan menerima layanan yang seragam, profesional, dan sesuai standar.

2. Mengurangi Risiko Kesalahan: SOP yang jelas dan terstruktur mengurangi kemungkinan agent memberikan informasi yang salah atau menimbulkan masalah baru.

3. Meningkatkan Efisiensi: Dengan SOP, proses kerja menjadi lebih sistematis dan efisien.

4. Meningkatkan Kepuasan dan Kepercayaan Pelanggan: Pelanggan cenderung lebih puas jika mendapat pelayanan yang cepat, tepat, dan dapat dipertanggungjawabkan.

Apakah Agent Boleh Melakukan Improvisasi?

Dalam praktiknya, tidak semua kasus yang dihadapi pelanggan tercakup dalam SOP secara detail. Oleh karena itu, improvisasi tetap memiliki tempat dalam dunia contact center. Namun, improvisasi tidak boleh dilakukan secara sembarangan.

Improvisasi dapat dibenarkan dalam situasi seperti:

1. Kasus yang Tidak Terduga atau Tidak Tercakup di SOP: Pelanggan memiliki kebutuhan atau masalah unik yang tidak dibahas dalam prosedur standar.

2. Kebutuhan Pelanggan yang Sangat Spesifik: Beberapa kasus memerlukan penyesuaian pendekatan untuk memastikan kepuasan pelanggan.

Namun demikian, improvisasi harus selalu diiringi dengan tanggung jawab dan batasan yang jelas:

• Agent perlu melakukan koordinasi dengan atasan atau supervisor sebelum mengambil keputusan yang menyimpang dari SOP, terutama jika kasus berpotensi berdampak besar.

• Setelah improvisasi dilakukan dan terbukti efektif, manajemen perlu mendokumentasikan dan mengevaluasi proses tersebut untuk disusun menjadi SOP baru atau revisi SOP yang ada.

Cara Melakukan Improvisasi yang Tepat

Agar improvisasi tetap terkendali dan membawa manfaat, berikut beberapa panduan bagi agent:

1. Pahami SOP dengan Baik: Agent harus menguasai batasan dan ruang lingkup SOP agar dapat mengidentifikasi kapan improvisasi diperlukan.

2. Koordinasi dengan Atasan: Saat menghadapi situasi baru, penting bagi agent untuk berdiskusi dengan team leader atau supervisor guna mendapatkan arahan.

3. Gunakan Pengalaman dan Pengetahuan Produk: Improvisasi yang baik biasanya berangkat dari pemahaman mendalam terhadap produk/jasa serta pengalaman lapangan.

4. Berpikir Solutif dan Empatik: Tetap utamakan kepuasan pelanggan, namun dalam koridor kepatuhan dan tanggung jawab.

5. Dokumentasikan Kasusnya: Sampaikan kasus dan pendekatan improvisasi yang dilakukan kepada manajemen untuk bahan evaluasi dan pengembangan SOP ke depan.

Inti Bahasan

Compliance terhadap SOP adalah fondasi utama untuk menjaga kualitas layanan di contact center. Namun, dalam kenyataan operasional, improvisasi kadang dibutuhkan untuk menangani kasus-kasus spesifik atau tidak terduga. Yang paling penting adalah:

• Improvisasi harus tetap berlandaskan pengetahuan, tanggung jawab, dan koordinasi.

• Agent tidak boleh berjalan sendiri, dan harus menjadikan improvisasi sebagai bagian dari proses continuous improvement melalui pelibatan manajemen.

• Setiap improvisasi yang berhasil harus segera di-review dan diintegrasikan ke dalam SOP agar menjadi referensi standar di masa depan.

Dengan cara ini, contact center tidak hanya menjaga kualitas layanan, tetapi juga terus berkembang menjadi organisasi yang adaptif dan responsif terhadap kebutuhan pelanggan.

 --

Artikel Menarik lainnya: 
Waktu Terbaik Menilai Konsistensi Agen Contact Center? Hari Pertama Setelah Cuti.
KSA: Fondasi Utama untuk Meraih Masa Depan di Dunia Kerja
Skip Level Meeting: Mendengar Suara Garis Depan
Masa Depan Contact Center: Mengutamakan Keamanan dan Privasi Data Pelanggan
Kedisiplinan Tinggi: Kunci Sukses di Dunia Contact Center
Peluang Industri BPO di Indonesia: Layanan Pelanggan Sebagai Pilar Utama
Meningkatkan Skor CSAT yang Disebabkan oleh Masalah Produk
Understanding and Addressing CSAT and AHT Issues in Contact Centers
Lima Komponen Utama Customer Care yang Efektif

Adherence ≠ Attendance: Memahami Dua Pilar Kedisiplinan Agent Contact Center

Dalam dunia contact center yang serba cepat dan terukur, kedisiplinan agent adalah fondasi utama untuk mencapai layanan pelanggan yang prima. Namun, masih banyak leader baru yang keliru memahami dua parameter penting ini: Attendance dan Adherence.

Meskipun keduanya terdengar mirip dan sama-sama terkait kehadiran, sebenarnya keduanya mengukur dua hal yang sangat berbeda — dan sama-sama krusial dalam memastikan operasional berjalan efisien.

Apa Itu Attendance?

Attendance adalah ukuran apakah agent hadir atau tidak sesuai jadwal kerja yang telah ditentukan.

Rumus Attendance:

$$\text{Attendance (\%)} = \left( \frac{\text{Hari Hadir}}{\text{Hari Dijadwalkan}} \right) \times 100$$

Contoh: Jika dalam sebulan agent dijadwalkan masuk 22 hari dan hadir 21 hari, maka attendance-nya adalah:

$$\left( \frac{21}{22} \right) \times 100 = 95.45\%$$

Attendance menunjukkan komitmen kehadiran, tapi belum tentu mencerminkan kepatuhan terhadap pola kerja harian.

Apa Itu Adherence?

Adherence mengukur seberapa patuh agent mengikuti jadwal kerja hariannya — termasuk waktu login, break, kembali dari istirahat, dan logout.

Rumus Adherence:

$$\text{Adherence (\%)} = \left( \frac{\text{Waktu Sesuai Jadwal}}{\text{Waktu Dijadwalkan}} \right) \times 100$$

Contoh: Agent dijadwalkan bekerja 480 menit sehari, namun hanya mengikuti jadwal (on-call, ready, after-call work) selama 450 menit:

$$\left( \frac{450}{480} \right) \times 100 = 93.75\%$$

Adherence mengukur kedisiplinan mikro harian. Agent bisa hadir (attendance 100%), tapi jika sering telat login atau break lebih lama, maka adherence-nya akan rendah.

Kenapa Keduanya Penting?

Angka Ideal (Best Practice Industri)

Angka ini bisa berbeda tergantung pada sektor industri, jenis contact center (inbound/outbound), dan kompleksitas layanan.

Kesimpulan: Jadilah Leader yang Cermat

Pemimpin yang hebat di dunia contact center bukan hanya menghitung siapa yang datang bekerja, tapi siapa yang benar-benar “ada” di kursi dan siap melayani sesuai jadwal.

Pahami perbedaan Attendance dan Adherence. Keduanya adalah indikator kedisiplinan yang saling melengkapi, bukan saling menggantikan.

--
Artikel Menarik lainnya: 
Waktu Terbaik Menilai Konsistensi Agen Contact Center? Hari Pertama Setelah Cuti.
KSA: Fondasi Utama untuk Meraih Masa Depan di Dunia Kerja
Skip Level Meeting: Mendengar Suara Garis Depan
Masa Depan Contact Center: Mengutamakan Keamanan dan Privasi Data Pelanggan
Kedisiplinan Tinggi: Kunci Sukses di Dunia Contact Center
Peluang Industri BPO di Indonesia: Layanan Pelanggan Sebagai Pilar Utama
Meningkatkan Skor CSAT yang Disebabkan oleh Masalah Produk
Understanding and Addressing CSAT and AHT Issues in Contact Centers
Lima Komponen Utama Customer Care yang Efektif

Apa yang membuat tim kita bertahan? [Bagian 1]

Bukan semata soal gaji yang tepat waktu, atau bonus yang sesekali cair. Bukan pula soal ruang kerja yang nyaman, atau sistem yang canggih. Pada akhirnya, tim bertahan karena mereka merasa dilihat, dihargai, dan disertai.

Sebagai pemimpin, tugas kita lebih dari sekadar memastikan target tercapai. Tim akan tetap memilih berjalan bersama kita jika mereka tahu bahwa pemimpinnya hadir, konsisten, dan adil. Mereka perlu merasa bahwa kita berdiri di barisan mereka, apalagi di saat-saat sulit. Mereka butuh tahu bahwa kita tak hanya muncul saat selebrasi pencapaian, tapi juga saat mereka jatuh, goyah, atau kelelahan di tengah jalan.

Tim bertahan karena mereka merasa punya tempat di dalamnya. Rasa memiliki itu bukan datang begitu saja; ia tumbuh ketika kita sebagai pemimpin mampu menanamkan rasa “kita satu keluarga”, bukan “aku atasan, kamu bawahan”. Kata-kata sederhana seperti “kita”, “bersama”, dan “terima kasih atas perjuanganmu” punya daya lekat yang jauh lebih besar dari yang kita kira.

Mereka bertahan ketika komunikasi bukan hanya turun dari atas, tapi juga mengalir ke atas. Ketika ide-ide mereka didengar, pendapat mereka dipertimbangkan, dan bahkan unek-unek yang terdengar kecil diberi ruang. Di saat itulah tim merasa suara mereka punya arti, dan eksistensi mereka bukan sekadar roda kecil dalam mesin besar.

Tekanan di dunia kerja, terutama di industri seperti BPO dan contact center, itu nyata. Target yang ketat, ekspektasi klien yang berubah-ubah, tuntutan yang tak pernah benar-benar turun. Tim bertahan ketika mereka tahu pemimpinnya menjadi tameng pertama; meredam tekanan sebelum sampai ke bawah, menyaring yang perlu, dan menyampaikan dengan cara yang membangun, bukan meluluhlantakkan.

Mereka bertahan juga karena ada ruang untuk tumbuh. Sekecil apa pun. Tidak selalu berarti promosi jabatan, tapi bisa berupa tantangan baru, pelatihan singkat, atau sekadar kepercayaan untuk menangani sesuatu yang lebih. Saat mereka merasa bergerak maju, walau pelan, semangat itu hidup.

Dan yang paling dalam, tim bertahan karena koneksi emosional yang terbangun. Loyalitas mereka, pada akhirnya, bukan pada logo perusahaan di papan nama. Tapi pada sosok pemimpin yang selama ini mereka percaya, yang memimpin dengan hati, yang hadir saat dibutuhkan. Mereka bertahan karena mereka tahu: "Di sini, aku punya orang yang mempedulikan aku bukan hanya sebagai pekerja, tapi sebagai manusia."

Itulah kenapa, dalam segala kesibukan dan tekanan, kita sebagai pemimpin perlu sesekali berhenti sejenak, menengok ke dalam, dan bertanya:
"Sudahkah aku menjadi alasan timku untuk bertahan hari ini?"

#refleksi #leadership
---

Artikel Menarik lainnya: 
Waktu Terbaik Menilai Konsistensi Agen Contact Center? Hari Pertama Setelah Cuti.
KSA: Fondasi Utama untuk Meraih Masa Depan di Dunia Kerja
Skip Level Meeting: Mendengar Suara Garis Depan
Masa Depan Contact Center: Mengutamakan Keamanan dan Privasi Data Pelanggan
Kedisiplinan Tinggi: Kunci Sukses di Dunia Contact Center
Peluang Industri BPO di Indonesia: Layanan Pelanggan Sebagai Pilar Utama
Meningkatkan Skor CSAT yang Disebabkan oleh Masalah Produk
Understanding and Addressing CSAT and AHT Issues in Contact Centers
Lima Komponen Utama Customer Care yang Efektif

Pendidikan dan Kesehatan: Fondasi Kemajuan Bangsa

Setiap tanggal 2 Mei, kita memperingati Hari Pendidikan Nasional. Bukan sekadar seremonial, hari ini sejatinya menjadi pengingat akan pesan-pesan luhur para pendiri bangsa. Mohammad Hatta, Wakil Presiden pertama Republik Indonesia, pernah menyatakan dengan tegas: "Dasar kemajuan bangsa kita ada di sekolah dan rumah sakit." Sebuah pernyataan sederhana namun sarat makna. Di balik kata-kata itu, tersembunyi strategi besar membangun peradaban: majukan pendidikan, kuatkan kesehatan, maka bangsa ini akan melesat.

Mengapa Pendidikan dan Kesehatan?

Pendidikan adalah mesin penggerak perubahan. Di sekolah, anak-anak bangsa ditempa menjadi manusia merdeka—berpikir kritis, berakhlak mulia, dan punya daya saing global. Sementara kesehatan adalah fondasi yang menopang segalanya. Mustahil rakyat bisa belajar, bekerja, dan berinovasi jika kondisi kesehatannya terpuruk.

Bung Hatta paham betul, kemajuan ekonomi, politik, dan teknologi tak akan berarti tanpa rakyat yang cerdas dan sehat. Lihatlah negara-negara maju: investasi terbesar mereka ada di sektor pendidikan dan kesehatan.

Bukti Hari Ini

Apakah kita hari ini melihat kebenaran dari apa yang Bung Hatta katakan? Jawabannya: ya, meskipun perjalanan kita belum tuntas. Negara-negara dengan Indeks Pembangunan Manusia (IPM) tinggi selalu mencetak skor baik dalam pendidikan dan kesehatan. Di Indonesia sendiri, daerah-daerah yang menggenjot dua sektor ini tampak lebih maju secara ekonomi dan sosial.

Namun, tantangan masih besar. Masih banyak anak yang putus sekolah. Layanan kesehatan belum sepenuhnya merata, terutama di pelosok. Ini pekerjaan rumah kita bersama.

Peran Kita Sebagai Warga

Sebagai warga negara, peran kita bukan hanya menuntut. Kita adalah bagian dari solusi. Apa yang bisa kita lakukan?

• Menghargai dan mendukung guru serta tenaga kesehatan yang menjadi garda depan.

• Aktif dalam komunitas untuk mendorong gerakan literasi dan hidup sehat.

• Mendidik anak-anak di rumah dengan nilai-nilai kejujuran, kerja keras, dan kepedulian.

Harapan pada Penyelenggara Negara

Kita berharap para pemimpin negeri:

• Memastikan anggaran pendidikan dan kesehatan tidak sekadar besar di angka, tetapi efektif di lapangan.

• Membangun sistem yang adil dan merata agar tak ada satu anak pun yang tertinggal.

• Berani melakukan reformasi, mulai dari kurikulum hingga manajemen rumah sakit.

Teladan dari Muhammadiyah

Lihatlah apa yang sudah dilakukan oleh ormas seperti Muhammadiyah. Sejak lama, mereka menjadi pelopor dalam membangun sekolah-sekolah, perguruan tinggi, rumah sakit, dan klinik. Gerakan ini lahir dari semangat gotong royong, bukan menunggu negara. Mereka membuktikan bahwa masyarakat sipil bisa menjadi motor perubahan.

Kiat Melejitkan Kemajuan Bangsa

Jika kita ingin benar-benar melejit, ada beberapa kiat strategis:

• Fokus pada kualitas, bukan hanya kuantitas. Bangun sekolah dan rumah sakit yang bermutu.

• Dorong inovasi. Gunakan teknologi untuk memperluas akses pendidikan dan layanan kesehatan.

• Libatkan semua pihak. Kolaborasi antara pemerintah, swasta, ormas, dan rakyat harus diperkuat.

• Tanamkan budaya belajar sepanjang hayat. Pendidikan tidak berhenti di bangku sekolah.

Hari Pendidikan Nasional ini semestinya menjadi momentum. Kita teguhkan kembali komitmen untuk mencerdaskan dan menyehatkan bangsa. Sebab, seperti yang Bung Hatta katakan, dari sekolah dan rumah sakitlah peradaban kita akan tumbuh dan kemajuan itu akan datang.

Selamat Hari Pendidikan Nasional. Mari terus belajar, mari terus bergerak!

Masa Depan Contact Center: Mengutamakan Keamanan dan Privasi Data Pelanggan

Di era digital yang terus berkembang, keamanan dan privasi data pelanggan menjadi isu yang semakin krusial, terutama dalam industri contact center yang menangani ribuan bahkan jutaan interaksi pelanggan setiap hari. Data pelanggan, termasuk informasi pribadi, transaksi, dan preferensi mereka, menjadi aset berharga bagi perusahaan. Namun, dengan meningkatnya ancaman siber dan regulasi yang semakin ketat, contact center harus mengadopsi strategi yang lebih ketat dalam mengelola dan melindungi data ini.

Seiring dengan meningkatnya ketergantungan pada teknologi digital, perusahaan harus menghadapi tantangan dalam menjaga kepercayaan pelanggan. Insiden kebocoran data yang melibatkan perusahaan besar sering kali menciptakan ketidakpercayaan di kalangan pelanggan. Oleh karena itu, perusahaan perlu menerapkan langkah-langkah keamanan yang lebih baik untuk melindungi data pelanggan mereka dan memastikan kepatuhan terhadap regulasi global.

Artikel ini akan membahas pentingnya keamanan dan privasi data dalam contact center, berbagai tantangan yang dihadapi, serta strategi dan teknologi yang dapat digunakan untuk meningkatkan perlindungan data.

Mengapa Keamanan dan Privasi Data di Contact Center Sangat Penting?

1. Kepercayaan Pelanggan sebagai Fondasi Loyalitas
Pelanggan semakin sadar akan pentingnya perlindungan data mereka. Mereka mengharapkan perusahaan untuk menjaga keamanan informasi yang mereka bagikan, terutama dalam transaksi yang melibatkan data sensitif seperti nomor kartu kredit, alamat, dan data pribadi lainnya.
Jika sebuah contact center mengalami insiden kebocoran data, dampaknya bisa sangat besar. Pelanggan yang merasa tidak aman dapat beralih ke pesaing yang lebih mereka percayai. Selain itu, dampak reputasi bagi perusahaan bisa sangat merugikan, dan upaya pemulihan kepercayaan dapat memakan waktu bertahun-tahun.

2. Kepatuhan terhadap Regulasi Global
Banyak negara dan kawasan telah mengadopsi regulasi ketat terkait perlindungan data pelanggan. Beberapa regulasi utama yang perlu diperhatikan oleh contact center meliputi:

• General Data Protection Regulation (GDPR) – Regulasi di Uni Eropa yang mengatur bagaimana data pribadi pelanggan harus dikumpulkan, diproses, dan disimpan.

• California Consumer Privacy Act (CCPA) – Regulasi yang berlaku di California, AS, yang memberikan hak kepada konsumen untuk mengontrol bagaimana data mereka digunakan.

• Personal Data Protection Act (PDPA) – Regulasi di Singapura yang mengatur pengelolaan data pribadi oleh perusahaan.

Ketidakpatuhan terhadap regulasi ini dapat mengakibatkan denda besar serta risiko hukum bagi perusahaan. Oleh karena itu, memastikan bahwa contact center mematuhi regulasi yang berlaku adalah langkah penting dalam menjaga keamanan data pelanggan.

3. Meningkatnya Ancaman Siber dan Serangan Peretas
Dalam beberapa tahun terakhir, serangan siber terhadap perusahaan besar semakin meningkat. Contact center, yang menyimpan dan mengelola data pelanggan dalam jumlah besar, menjadi target utama bagi peretas yang ingin mencuri informasi sensitif.
Beberapa jenis ancaman yang sering terjadi di contact center meliputi:

• Phishing – Serangan di mana peretas mencoba memperoleh informasi sensitif dengan menyamar sebagai entitas terpercaya.

• Malware dan Ransomware – Perangkat lunak berbahaya yang dapat mencuri atau mengenkripsi data pelanggan, meminta tebusan agar data bisa dikembalikan.

• Serangan Insider – Kebocoran data yang disebabkan oleh karyawan atau pihak internal yang menyalahgunakan akses mereka.

Melihat berbagai ancaman ini, perusahaan harus memiliki strategi proaktif dalam mengamankan data pelanggan dan memastikan bahwa sistem mereka tidak rentan terhadap serangan.

Strategi Meningkatkan Keamanan dan Privasi Data di Contact Center

Untuk menghadapi berbagai tantangan di atas, contact center perlu menerapkan pendekatan berlapis dalam melindungi data pelanggan. Berikut adalah beberapa strategi yang dapat digunakan:

1. Implementasi Enkripsi Data yang Kuat

Enkripsi data adalah langkah penting dalam menjaga keamanan informasi pelanggan. Dengan menggunakan teknologi enkripsi ujung ke ujung (end-to-end encryption), perusahaan dapat memastikan bahwa data tetap terlindungi selama penyimpanan dan transmisi.

Beberapa jenis enkripsi yang dapat digunakan meliputi:

• AES-256 (Advanced Encryption Standard) – Standar enkripsi yang digunakan oleh banyak perusahaan untuk melindungi data sensitif.
• TLS (Transport Layer Security) – Protokol keamanan yang digunakan dalam komunikasi online untuk mencegah intersepsi data.

Dengan menerapkan enkripsi yang kuat, bahkan jika data berhasil dicuri, informasi tersebut tetap tidak dapat dibaca tanpa kunci dekripsi yang sah.

2. Autentikasi Multi-Faktor (MFA) untuk Mencegah Akses Tidak Sah

Autentikasi multi-faktor (MFA) adalah metode keamanan yang mengharuskan pengguna untuk memberikan lebih dari satu bentuk verifikasi sebelum mendapatkan akses ke sistem.

Contohnya, contact center dapat menerapkan kombinasi dari:

• Kata sandi yang kuat
• Kode OTP (One-Time Password) yang dikirimkan ke perangkat pengguna
• Pengenalan biometrik, seperti sidik jari atau pengenalan wajah

Dengan MFA, risiko akses tidak sah ke sistem contact center dapat dikurangi secara signifikan.

3. Pelatihan Keamanan bagi Karyawan Contact Center

Salah satu penyebab utama kebocoran data adalah human error. Oleh karena itu, contact center harus secara rutin memberikan pelatihan keamanan siber kepada karyawannya agar mereka dapat mengenali ancaman dan menerapkan praktik terbaik dalam menjaga keamanan data pelanggan.

Pelatihan ini dapat mencakup:

• Cara mengidentifikasi email phishing dan serangan siber lainnya
• Pentingnya penggunaan kata sandi yang kuat dan unik
• Prosedur keamanan dalam menangani informasi pelanggan

Dengan meningkatkan kesadaran karyawan terhadap risiko keamanan, perusahaan dapat mengurangi kemungkinan insiden yang tidak disengaja.

4. Penggunaan Kecerdasan Buatan (AI) untuk Deteksi Ancaman Siber

Teknologi kecerdasan buatan (AI) dapat digunakan untuk meningkatkan keamanan contact center dengan mendeteksi aktivitas mencurigakan secara real-time.

Beberapa aplikasi AI dalam keamanan data meliputi:

• Pemantauan Anomali – AI dapat menganalisis pola perilaku pengguna dan mendeteksi aktivitas yang tidak biasa, seperti upaya login dari lokasi yang tidak dikenal.
• Chatbot Keamanan – Chatbot yang didukung AI dapat membantu memverifikasi identitas pelanggan sebelum memberikan akses ke informasi sensitif.
• Analisis Forensik Digital – AI dapat membantu dalam investigasi insiden keamanan dengan mengidentifikasi sumber kebocoran data.

Dengan menggunakan AI, perusahaan dapat lebih proaktif dalam mencegah dan menangani ancaman siber sebelum berdampak besar.

5. Kepatuhan terhadap Regulasi dan Audit Keamanan Berkala

Agar tetap patuh terhadap regulasi global, contact center harus secara rutin melakukan audit keamanan untuk memastikan bahwa sistem mereka tetap aman.

Audit ini dapat mencakup:

• Evaluasi kebijakan perlindungan data yang diterapkan
• Pengujian keamanan sistem untuk menemukan celah keamanan
• Pembaruan kebijakan privasi sesuai dengan perubahan regulasi terbaru

Dengan melakukan audit berkala, perusahaan dapat mengidentifikasi dan memperbaiki potensi kerentanan sebelum dimanfaatkan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.